Cómo equilibrar los cajones de efectivo de forma rápida y precisa

Para administrar un negocio exitoso, el efectivo disponible es esencial. Muchas personas afirman que el efectivo está desapareciendo, y aunque esto puede ser cierto algún día, todavía queda un largo camino por recorrer. Muchas personas aún usan principalmente efectivo para operaciones comerciales, y los clientes quieren poder pagar compras en efectivo donde quiera que vayan.

Esto hace que el equilibrio de su cajón de efectivo sea una tarea comercial necesaria. Aunque no es el aspecto más agradable de administrar un negocio, el saldo correcto de su cajón de efectivo es esencial. Esta tarea puede llevar mucho tiempo, pero no tiene que ser así. Puede aprender a acelerar el proceso manteniéndose organizado, equilibrándose regularmente y aprovechando los datos en el software disponible.

Si se equilibra de manera correcta y regular, siempre tendrá suficiente dinero en su cajón de efectivo para permitir que sus empleados completen sus turnos sin interrumpir las operaciones o afectar negativamente los servicios.

Para mantener la rentabilidad, cada cajón de efectivo debe equilibrarse al final de cada turno. Si esto es demasiado frecuente y no tiene suficiente ancho de banda para hacerlo, al menos asegúrese de equilibrar su cajón de efectivo al final del día.

Equilibrar cajones de efectivo de manera rápida y precisa es un arte, pero se puede aprender. Aquí hay algunos consejos:

El efectivo disponible y la cantidad de efectivo que debería tener una empresa es fundamental para operar la rentabilidad de una empresa. La cantidad de efectivo disponible en el cajón de efectivo es una parte importante. Los minoristas deben tener suficiente efectivo en sus cajones para permitir que los empleados complete un cambio completo.

Asignar una persona por cajón de efectivo

Puede colocar un cajón de efectivo en todo el piso, pero esto no se recomienda. Cuantas más personas operen el cajón de efectivo a la vez, más difícil es determinar quién es responsable cuando el recuento es insuficiente.

Cuando deja que un empleado opere cada cajón, puede aumentar su sentido de responsabilidad. Sí, puede estar inclinado a confiar en sus empleados, y tiene razón. Se puede confiar en la mayoría de los empleados. Pero aún tiene un negocio que operar, y el robo de empleados ocurre. Tiene sentido responsabilizar a los empleados al manejar efectivo. Se asegurará de recuentos precisos al final de cada turno, y encontrará menos problemas más adelante.

Cuente en efectivo al comienzo del día

Muchas personas piensan que el efectivo solo se contará cuando el cajón de efectivo se equilibre al final del día.

Incorrecto.

Lo importante es comenzar cada día y saber qué ya está en la caja registradora. Al comienzo de cada día, debe tener una base de efectivo suficiente en su caja registradora para asegurarse de tener suficientes fondos para cubrir sus gastos operativos. Este es otro acto de equilibrio. Muy poco, y sus empleados pueden eventualmente quedarse en efectivo durante los turnos y la detención de causas. Demasiado, y aumenta la posibilidad de robo de empleados.

Tenga en cuenta: es mejor asegurarse de que también tenga un cajón de efectivo del tamaño correcto.

Depositar efectivo durante los turnos

Durante los turnos ocupados, es normal que la caja registradora sea un poco desordenada, $ 20 es demasiado y los solteros no son suficientes, y viceversa. La organización de los cajones de efectivo regularmente durante todo el día ayuda a garantizar que su caja registradora esté intacta durante el recuento final.

Deposite efectivo durante los períodos de negocios lentos para que tenga suficiente efectivo disponible cuando se reanude y calcule la situación actual. Asegúrese de eliminar la diferencia del recuento de la mañana, para no terminar contando dos veces. También es útil si dos personas están presentes durante el proceso. Esto ayuda a garantizar una mayor precisión y mayor responsabilidad.

Tire del informe POS para cada cajón después

Ya sea que equilibre su cajón de efectivo al final de cada día o al final de cada turno, necesita datos precisos disponibles para comparar sus recuentos. Cada vez que cierre el cajón de efectivo, retire el informe de punto de venta. Establezca el cajón y regrese a una ubicación discreta en la tienda para contar. Debe verificar el recuento a fondo, así que asegúrese de darse suficiente tiempo.

Cuente el efectivo de cada cajón en una ubicación discreta

Primero, realice un conteo físico. Cuente la suma de todas las monedas, billetes y recibos PDQ, y compare estos números con los totales en el informe. No es raro que ocurra una pequeña escasez de efectivo o pequeñas diferencias. Por lo general, para el segundo recuento, estos desaparecerán. Si el empleado no cometió un error al dar un cambio al cliente, entonces todo debería sumar.

Identificar y resolver discrepancias

Sin embargo, si encuentra una escasez grave, debe verificar los datos en el POS nuevamente. La mayoría de las discrepancias son causadas por un simple error humano y no son maliciosas. Busque escasez y excedentes. El exceso significa que puede haber una escasez de clientes, que es un problema que necesita para investigar en caso de que necesite proporcionar capacitación adicional para algunos empleados. Otras discrepancias pueden significar que el efectivo se pierde, se roba o se calcula mal.

Para resolver este problema, tenga en cuenta todos los efectivos, cheques, cupones y recibos de tarjetas de crédito. Si no puede, revise la caja registradora y el cajón gris a su alrededor para obtener recibos perdidos. Verifique su transacción POS para ver si puede encontrar algo que pueda perderse, como un recibo. También es una buena idea asegurarse de que alguien pueda registrar las diferencias de efectivo en el estado de resultados de la pequeña empresa.

Transacciones registradas de cajas de efectivo

Sin embargo, si encuentra una escasez grave, debe verificar los datos en el POS nuevamente. La mayoría de las discrepancias son causadas por un simple error humano y no son maliciosas. Busque escasez y excedentes. El exceso significa que puede haber una escasez de clientes, que es un problema que necesita para investigar en caso de que necesite proporcionar capacitación adicional para algunos empleados. Otras discrepancias pueden significar que el efectivo se pierde, se roba o se calcula mal.

Para resolver este problema, tenga en cuenta todos los efectivos, cheques, cupones y recibos de tarjetas de crédito. Si no puede, verifique la caja registradora y el cajón de efectivo para obtener recibos faltantes. Verifique su transacción POS para ver si puede encontrar algo que pueda perderse, como un recibo. También es una buena idea asegurarse de que alguien pueda registrar las diferencias de efectivo en el estado de resultados de la pequeña empresa.